Tips Etika dan Protokol Majlis

Pada hari ini, aku dan housemate telah pergi ke satu program ni. Mula-mula macam biasalah, malas dan berat sangat-sangat nak pergi. Tak nak pergi pun, bukan sebab sibuk ke apa, sebab malas. Minggu ni banyak je waktu free sebab baru mula modul baru. Program tu macam tak penting je, sebabtu macam malas sikit. End up, pergi jugalah. Sebab housemate cakap takpe, ilmu. Hahahaha yelah-yelah  jom. Pergi main pakai je tshirt sebab malas nak gosok baju. Tudung pun main sarung je asal boleh. 

Program pada kali ini ialah Bengkel Pemantapan Etiket dan Protokol yang dianjurkan oleh Ikatan Muslimin Malaysia (ISMA) pada 13 Januari 2018 (Sabtu) dari jam 9 pagi hingga 12 tengahari. Tapi program habis lambat sikit, iaitu pukul 1:30 tengah hari. Tempat program berlangsung di Pejabat ISMA dan perlu membayar yuran sebanyak RM10. 

Setibanya di sana, majlis dah mula sebab kami datang lewat 15 minit. Jadi aku dan housemate duduk di barisan kedua dari belakang. Waktu pertengahan majlis tu, tiba-tiba kaki aku rasa macam terlanggar sesuatu. Mestilah aku tengok bawah, takkan kucing boleh ada dalam pejabat ni pula. Rupa-rupanya ada baby ni dia main handbag orang. Dia main rantai besi yang sangkut kat bahu tu, lagipun handbag tu kecil je, warna hitam. Menarik lah kot untuk baby main. Ya allah baby tu serius comel!! Nak angkat tapi penceramah tengah cakap kat depan, hahaha main jelah kat bawah tu. Lepastu 3 minit kemudian, mak dia datang dan bawa baby tu jauh di sudut belakang. Byeee.

PS: Ada tak peniaga online sini? Majukan bisnes dengan join E-commerce Site Giant NOMBOR 1 Malaysia seperti di bawah. Tak payah pening tentang marketing dan sales sebab team SiteGiant akan bantu bisnes korang melalui platform E-commerce. Klik banner atau baca lanjut di [SINI]

Tujuan program ini diadakan adalah untuk mengasah atau mengajar kemahiran beretika dan protokol dalam majlis. Nampak macam remeh kan, tapi protokol yang akan membuat sesuatu majlis itu berjalan dengan lancar. Jadi, nak kongsi apa yang telah aku dapat sepanjang majlis berlangsung. Daripada terbiar dalam buku, baik tulis dalam blog:)

Sesi pertama ialah penyampaian ceramah tentang protokol majlis dan sesi kedua ialah praktikal tentang apa yang telah diajar pada sesi pertama. Jadi, beberapa kumpulan telah dibahagikan mengikut kategori bagi sesi praktikal. Satu kumpulan ada 7 orang dan terdiri daripada pelbagai peringkat umur dan pendidikan.

Kumpulan 1: Pengacaraan

Aku dapat kumpulan ni pulak. Dahla tak minat mengacara. Last jadi pengacara untuk perhimpunan sekolah asrama dulu. Sekolah best, teks ulang-ulang je. Lagipun depan pelajar dengan guru-guru, kita takut mula-mula je, lama-lama dah boleh kawal rasa gugup tu. Rindu gila asrama, yang tak best kena pakai baju sekolah tu je. Macam bosan pakai baju sama hari-hari. Disebabkan terdiri dari pelbagai lapisan umur, jadi kumpulan aku terdiri daripada guru, jururawat dan pelajar. Pelajar pula terdiri daripada universiti dan master. Setelah selesai perbincangan, kena bentang pada hadirin yang lain. Jadi antara tips yang penting tentang pengacaraan ialah:

• Kena selalu berlatih lembutkan lidah. Practice makes perfect. Ulang dan cakap sendiri sebelum majlis berlangsung.

• Ucapan untuk mengumumkan ketibaan.... yang ni mesti jelas dan ringkas. Tak payah panjang-pnjang.

• Untuk panggilan pula:

1. Yang Berusaha: untuk tuan rumah
2. Yang Berbahagia: untuk tetamu jemputan
3. Yang Berhormat: untuk Perdana Menteri, Menteri Besar, orang-orang politik seperti ADUN, Senat
4. Yang Amat Berbahagia: untuk isteri Yang Berhormat

• Yang paling penting ialah intonasi. Ada naik ada turun, sebab bukan senang nak dapat tepukan daripada para hadirin. Peranan pengacara majlis paling penting dalam mengawal suasana dewan. Kena ada emosi dan perasaan ketika bersuara. Yang ni pun penting.

• Tak boleh dalam bentuk arahan. Contohnya:

1. yang  salah: Hadirin diminta untuk terus berdiri setelah ketibaan....
2. yang betul: Mohon kerjasama para hadirin untuk terus berdiri setelah ketibaan...

• Tak boleh ketuk mikrofon tu untuk cek elok ke tak. Cara yang betul ialah kita sebut 'percubaan suara 1,2,3' ataupun 'ulang suara'.

• Kalau salah baca atau tersasul, tak payah minta maaf. Teruskan je. Sebab kalau kita minta maaf, dari yang tak perasan jadi perasan, seolah-olah kita memberitahu semua orang bahawa kita tersalah. Lagipun nanti suasana jadi kekok.

• Kita kena sebut tetamu dulu, baru diikiuti dengan tuan rumah sewaktu penyerahan cenderahati atau nak jemput VIP  naik ke pentas. Sebabnya, kita nak meraikan tetamu, bukan tuan rumah.

Kumpulan 2: Tempat dan pergerakan VIP

• Kalau boleh, kita mesti hadkan pergerakan VIP, jangan nampak dia kejap bangun, kejap duduk.

• Kalu dari segi tempat duduk, VIP utama di tengah-tengah, kanan VIP 2 dan kiri VIP 3.

• Tugas usher hanya mengiring VIP sampai di bawah tepi pentas.

• Yang akan naik ke pentas bersama VIP ialah pengiring, bukan usher.

• Orang yang meniringi VIP ialah tuan rumah atau pengarah program.

• Contoh ucapan yang betul:

Majlis dengan ini menjemput, (nama VIP) untuk menerima hadiah, diiringi oleh (nama tuan rumah). Maksudnya kita kena sebut nama VIP dulu, sebab kita nak raikan tetamu, besarkan tetamu.

Kumpulan 3: Etika pemakaian

Untuk majlis rasmi dan formal:

• Warna yang gelap contohnya biru gelap, hitam. Nak pastel pun boleh je yang penting warrna yang tak terlalu terang atau striking. Sebabnya tak sesuai.

• Baju mestilah tidak jarang dan longgar. Tidak menjolok mata.

• Tak boleh pakai jubah. Jubah bukan pakaian formal.

• Boleh je nak pakai baju batik.

• Baju yang ada manik-manik, batu kilat-kilat tu semua boleh yang penting tak terlalu sarat. Make-up pun boleh, kasut mesti bertutup. Semua ni dapat menaikkan lagi keyakinan diri.

• Baju kurung tu dah dikira formal, jadi perempuan tak perlu pakai blazer pun takper. Sebab asalnya blazer untuk lelaki.

• Baju kurung mesti tak lebih dari tiga warna. Kalau banyak sangat dikatakan bercelaru. Tudung pun, kalau baju dah bercorak penuh, tudung plain. Begitulah sebaliknya.

Kumpulan 4: Surat menyurat

Yang ni boleh je tengok google. Apa yang dapat sepanjang majlis tadi ialah:

Surat jemputan:

• Mesti ada nombor rujukan

• Logo di sebelah kiri atas 

• Jika ada laman web ditukar kepada laman sesawang. (Guna Bahasa Melayu yang  betul)

• Cara tulis tarikh yang betul ialah : 11 Januari 2018 bersamaan ...

• Nama penerima dan jawatan tidak dibold

• Tajuk tak perlu garis, kena bold dan semua huruf besar. Kalau nak tulis huruf kecil, setiap huruf pertama mesti huruf besar kecuali kata hubung seperti dan atau yang mestilah huruf kecil di permulaannya.

• Justify dan tukar dari word ke pdf dahulu sebelum print out

• Untuk maklumat tarikh, masa dan tempat tidak perlu dibold

• Tanda tangan pula tidak perlu garisan titik-titik di bawahnya

Program diakhiri dengan penyampaian cenderahati dan sesi bergambar. Setelah selesai,  meja dan kerusi perlu dikemas semula. Tengah kemas, tiba-tiba nampak baby tu balik, ahh melting. Dia tidur atas sejadah berlapik toto. Baby tersebut merupakan anak kepada seorang dr iaitu antara orang atasan. Haha tak ingatlah nama penuh dia. 

Konklusinya, not bad program kali ni. Bolehla walaupun malas tahap 200% pada awalnya.

PS: Peniaga online yang nak luaskan dan tingkatkan lagi business marketing dan sales boleh baca entri tentang E-commerse NOMBOR 1 Malaysia di [SINI]